Jahresbedarf Hygienepapier: so rechnen Sie richtig

Wer den Jahresbedarf an Hygienepapier in Rollen rechnet, rechnet falsch. Eine Rolle Toilettenpapier hat in unserem Sortiment zwischen 165 und 900 Blatt, ein Karton Falthandtücher zwischen 2.400 und 5.000 Tücher. Die belastbare Einheit ist deshalb das Blatt, nicht die Rolle. Diese Anleitung zeigt Ihnen in drei Schritten, wie Sie Ihren Jahresbedarf sauber schätzen, welche Faktoren ihn wirklich treiben und wie Sie daraus eine Bestellmenge machen.

Warum die Rolle die falsche Einheit ist

Der häufigste Fehler bei der Budgetplanung passiert schon vor der ersten Zahl: Angebote werden nach Rollenpreis verglichen. Das klingt naheliegend und führt regelmäßig zur teureren Entscheidung, weil die Rolle keine standardisierte Größe ist. Sie beschreibt eine Form, keine Menge.

Ein Blick in unser eigenes Regal macht den Unterschied greifbar. Eine Kleinrolle mit 250 Blatt und eine kernlose Rolle mit 900 Blatt heißen beide Rolle. Zwischen ihnen liegt der Faktor 3,6. Wer zwei Angebote nebeneinanderlegt, von denen eines mit 250 und eines mit 500 Blatt arbeitet, vergleicht bei gleichem Rollenpreis in Wahrheit den doppelten Preis.

Beim Falthandtuch ist es dasselbe Muster, nur weniger auffällig. Hier heißt die Einheit Karton, und auch die schwankt erheblich. Die folgende Übersicht zeigt echte Packungsgrößen aus unserem Sortiment.

Rechnen Sie Angebote deshalb immer auf den Preis je 1.000 Blatt herunter. Das ist eine Division und sie entscheidet bei Hygienepapier über mehr Geld als jede Verhandlung über den Rollenpreis.

Den Jahresbedarf in drei Schritten schätzen

Für eine belastbare Schätzung brauchen Sie drei Angaben: wie viele Menschen die Waschräume nutzen, an wie vielen Tagen im Jahr, und wie stark der Publikumsverkehr ins Gewicht fällt. Alles Weitere sind Richtwerte, die sich in der Praxis eingebürgert haben.

Für Toilettenpapier rechnet man im Bürobetrieb überschlägig mit einer Kleinrolle je Person und Woche, also rund 250 Blatt. Bei Falthandtüchern sind zwei Tücher je Händetrocknung realistisch, bei etwa vier Trocknungen am Tag ergibt das acht Tücher je Person und Arbeitstag. Beide Werte sind Erfahrungswerte aus der Branche und keine Norm. Sie taugen für die Budgetplanung, nicht für die Abrechnung.

Die Kartonzahl im Ergebnis ist bewusst grob gerundet. Sie soll Ihnen die Größenordnung zeigen, in der Sie planen, und die Frage beantworten, ob Sie über Kartons oder über Paletten reden.

Wenn Sie es genauer brauchen, rechnen Sie im Bedarfsrechner weiter. Der geht nach Branche, Anzahl der Waschräume und Arbeitstagen vor und trennt Papierhandtücher, Toilettenpapier, Seife und Flächendesinfektion, statt wie hier nur die Größenordnung zu zeigen. Dieser Rechner hier ist für die schnelle Orientierung gedacht, der Bedarfsrechner für die Bestellvorbereitung.

Was den Verbrauch wirklich treibt

Die Personenzahl ist der offensichtliche Faktor, aber selten der entscheidende. Drei andere bewegen die Rechnung deutlich stärker, und alle drei können Sie beeinflussen.

Der Publikumsverkehr. Eine Belegschaft von zwanzig Personen verbraucht planbar. Zwanzig Beschäftigte plus zweihundert Besucher am Tag verbrauchen ein Vielfaches, und zwar unregelmäßig. Wer Publikumsverkehr hat, sollte nicht den Durchschnitt planen, sondern die Spitze, sonst steht der Spender am Samstagnachmittag leer.

Der Spendertyp. Das ist der unterschätzte Hebel. Ein offener Stapel Falthandtücher wird schneller leer als ein Spender, der die Tücher einzeln ausgibt, weil viele Menschen zwei oder drei Tücher auf einmal ziehen. Dasselbe gilt für Toilettenpapier: Ein Spender, der immer nur eine Rolle freigibt, führt zu spürbar weniger Verbrauch als ein offener Halter mit Reserverollen daneben. Die Investition in den passenden Spender rechnet sich über den Papierverbrauch, nicht über den Anschaffungspreis.

Die Qualität. Hier ist die Intuition oft falsch. Dünnes, billiges Papier spart nicht, weil Menschen davon mehr nehmen. Ein 2-lagiges Tuch, das beim ersten Mal trocknet, kann günstiger sein als ein 1-lagiges, von dem drei Stück gebraucht werden. Rechnen Sie deshalb nicht in Preis je Blatt, sondern in Preis je Anwendung.

Vom Jahresbedarf zur Bestellmenge

Der Jahresbedarf ist eine Planungsgröße, keine Bestellmenge. Zwischen beiden stehen zwei praktische Fragen: Wie viel Platz haben Sie, und in welchen Stufen wird es günstiger?

Hygienepapier ist voluminös und leicht. Das heißt, es kostet vor allem Lagerfläche und kaum Gewicht. Genau deshalb gibt es bei Papier deutliche Preisstufen zwischen Karton, Lage und Palette. Wer den Jahresbedarf kennt, kann bewusst entscheiden, ob er zweimal im Jahr eine Palette nimmt oder monatlich Kartons, und was ihm der Unterschied wert ist.

Ein Zwischenweg, der sich in der Praxis bewährt hat: Der Grundbedarf läuft über größere Mengen mit besserer Preisstufe, Sonderfälle und Spitzen über kleine Nachbestellungen. Voraussetzung ist, dass Sie ein Sortiment fahren, das zu Ihren Spendern passt und sich nicht ständig ändert. Jeder Sortimentswechsel macht Restbestände unbrauchbar, weil sie in den vorhandenen Spender nicht hineinpassen.

Prüfen Sie außerdem, ob ein Teil Ihres Bedarfs auf Recyclingqualität umgestellt werden kann. Recyclingpapier mit Blauem Engel ist heute technisch ausgereift und in der Regel günstiger als Zellstoff. In Mitarbeiterbereichen fällt der Unterschied meist nicht auf, in repräsentativen Gästebereichen schon.

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