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Reinigungskosten im Griff: Kalkulation für Facility Manager

Was darf die Reinigung kosten? Die Formel aus Fläche, Richtleistung und Stundensatz, Richtwerte je Raumart und ein Rechner für Ihr Objekt.

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· Ratgeber · 8 Min. Lesezeit · Fachlich verantwortlich: Andrea Happle

Reinigungskosten werden selten zu hoch kalkuliert, aber oft falsch. Wer nur den Stundenlohn sieht, unterschätzt die Vollkosten; wer die Richtleistung zu sportlich ansetzt, bekommt schlechte Qualität und Fluktuation. Die Kalkulation ist eigentlich einfach: Fläche, Richtleistung, Stundensatz, Frequenz. Dieser Leitfaden liefert Formel, Richtwerte und einen Rechner für Ihr Objekt.

Die Formel

Fläche ÷ Leistungergibt die Reinigungszeit in Stunden
× Stundensatzergibt die Kosten je Reinigung (Vollkosten, nicht Bruttolohn)
× Reinigungstageergibt die Jahreskosten

Der häufigste Fehler steckt im Stundensatz: Zum Bruttolohn kommen Arbeitgeber-Nebenkosten, Ausfall- und Rüstzeiten, Material, Anfahrt und Verwaltung. Als Faustregel liegen die Vollkosten beim 1,6- bis 2-fachen des Bruttolohns.

Reinigungskraft wischt zügig einen Büroflur mit einem Flachwischer
Richtleistungen müssen zur Möblierung passen: Flur ist nicht gleich Großraumbüro.

Richtleistungen je Raumart

Praxis-Richtwerte für die Unterhaltsreinigung (geübte Kraft, normale Möblierung):

RaumartRichtleistungBemerkung
Flure, Treppenhäuser300 bis 500 m²/hfreie Flächen, maschinell mehr
Büros, möbliert200 bis 300 m²/hPapierkörbe und Flächen inklusive
Besprechungs- / Schulungsräume250 bis 350 m²/hje nach Bestuhlung
Sanitärräume60 bis 100 m²/hintensivste Raumart
Teeküchen / Sozialräume100 bis 150 m²/hGeräteflächen einrechnen

Diese Richtleistungen sind bewusst als Spannen angegeben, denn zwischen einem leergeräumten Großraumbüro und einem vollgestellten Einzelbüro mit vielen Papierkörben liegen Welten. Der häufigste Kalkulationsfehler in der Praxis ist eine zu hoch angesetzte Richtleistung: Auf dem Papier sieht die Reinigung dann günstig aus, in der Realität schafft das Personal das Pensum nicht in der Zeit, die Qualität sinkt, und die Fluktuation steigt, weil niemand dauerhaft unter Dauerdruck arbeiten will. Am Ende zahlt man doppelt, für die Nachbesserung und die Einarbeitung neuer Kräfte.

Realistisch kalkulieren heißt deshalb, lieber mit dem konservativen Ende der Spanne zu rechnen und die tatsächlichen Zeiten nach einigen Wochen gegenzuprüfen. Eine ehrliche Kalkulation, die aufgeht, ist am Ende günstiger als eine schöne, die ständig nachjustiert werden muss.

Kosten-Rechner für Ihr Objekt

Fläche, Raumprofil und Stundensatz wählen, wir rechnen Zeit und Jahreskosten (250 Reinigungstage).

Kosten senken ohne Qualitätsverlust

Hand mit Armbanduhr neben einem Klemmbrett, im Hintergrund ein Reinigungswagen
An der Methode sparen, nicht am Ergebnis: Intervalle und Material sind die besseren Hebel.
  • Bedarfsorientierte Intervalle: Sichtreinigung in wenig genutzten Bereichen statt starrem Plan
  • Wirtschaftliches Material: Konzentrate, Dosiersysteme und Mikrofaser senken die Sachkosten (siehe 5 Stellschrauben)
  • Gute Ausstattung: passende Wagen und Wischsysteme sparen Wege und Kraft
  • Realistische Leistungswerte: überdrehte Vorgaben rächen sich über Qualität und Fluktuation
  • Klares Leistungsverzeichnis: nur damit sind Angebote vergleichbar

Häufige Fragen zur Reinigungskosten-Kalkulation

Über drei Größen: Fläche geteilt durch Richtleistung (Quadratmeter je Stunde) ergibt die benötigte Zeit, multipliziert mit dem Stundensatz (Lohn plus Nebenkosten plus Material und Overhead) die Kosten pro Reinigung. Aufs Jahr gerechnet kommen die Reinigungstage dazu.
Je nach Raumart sehr unterschiedlich: In leeren Fluren schaffen geübte Kräfte mehrere hundert Quadratmeter pro Stunde, in möblierten Büros 200 bis 300, in Sanitärräumen deutlich weniger, oft 60 bis 100. Überzogene Richtleistungen sind die häufigste Ursache für schlechte Ergebnisse.
Der Branchen-Mindestlohn ist die Untergrenze, dazu kommen Arbeitgeber-Nebenkosten, Ausfallzeiten, Material, Anfahrt und Verwaltung. Realistisch liegen Vollkosten je nach Region und Leistung deutlich über dem reinen Stundenlohn, kalkulieren Sie eher mit dem 1,6- bis 2-fachen des Bruttolohns.
Pauschal nicht zu beantworten: Eigenpersonal bietet Nähe und Flexibilität, verursacht aber Führungs- und Ausfallaufwand. Dienstleister bringen Struktur und Vertretung mit, brauchen aber ein sauberes Leistungsverzeichnis, sonst vergleichen Sie Äpfel mit Birnen. Entscheidend ist ein realistisches Leistungsniveau in beiden Modellen.
Bei der Methode, nicht beim Ergebnis: bedarfsorientierte statt starrer Intervalle, Sichtreinigung in wenig genutzten Bereichen, wirtschaftliche Materialien (Konzentrate, Mikrofaser) und gute Ausstattung, die Wege spart. Wer nur die Richtleistung hochdreht, bezahlt es mit Qualität und Fluktuation.

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